Elektronikus iratkezelés az adActa rendszerrel

 

Az e-Corvina Kft. saját fejlesztésű adActa elektronikus iratkezelő termékcsaládja teljes mértékben lefedi a magyarországi iratkezelési-ügyviteli folyamatokat, tevékenységeket.

 

A rendszer számos korszerű szolgáltatással segíti a vezetők, ügyintézők munkáját:

  • érkeztetés, iktatás, postázás;

  • iratok összekapcsolása, ügyek követése;

  • rugalmas, sokoldalú dossziékezelés;

  • szignálás, feladatkiadás támogatása (felelős, határidő, részfeladatok követése);

  • partnerek, ügyfelek nyilvántartása.

Az adActa rendszerrel nem csak egy korszerű eszközt biztosítunk partnereink számára, hanem megújítjuk, gördülékenyebbé tesszük iratkezelési folyamataikat. Igény esetén tapasztalt tanácsadóink segítenek az iratkezelési, ügyviteli folyamatok feltérképezésében, racionalizálásában, az új iratkezelési, ügyviteli szabályzatok kidolgozásában, a felhasználók betanításában.

 

Az adActa rendszer lehetővé teszi az elektronikus levelezés hivatalossá tételét, így a szervezeten belüli kommunikáció nagy része elektronikus levelezésen keresztül bonyolódhat. Ezzel felgyorsul az információáramlás, lecsökken a reakcióidő, érezhetően nő a szervezet hatékonysága.

 

Az adActa rendszer legfontosabb céljai

  • Az iratok minden formájának (papír, e-mail, fax, dokumentumfájl…) nyilvántartását, kezelését azonos módon lehessen végezni.

  • Az iratok teljes életciklusát támogassa a keletkezéstől a selejtezésig, teljes mértékben megfelelve a jogszabályoknak.

  • Az üzleti rendszerekkel való integráció révén tegye lehetővé az iratok hozzáférhetőségét az üzleti folyamatokban.

  • Az elektronikus tartalmak tárolásával és a papír iratok digitalizálásával biztosítsa egy átfogó tudásbázis kialakítását.

Cégünk célként tűzte ki azt is, hogy teljes körű ügyvitel-szervezési szolgáltatást nyújtson mind a bevezetés, mind a folyamatos működtetés ideje alatt. Összességében ügyfeleink a lehető legkisebb kockázat mellett alakíthatják ki új, korszerű és hatékony ügyvitel-támogató rendszerüket és iratkezelési folyamataikat.

A rendszer bevezetése kapcsán nagyon fontos megemlíteni, hogy a moduláris felépítésből eredően lehetőség van a fokozatos kiépítésre. Mind a funkcionalitás, mind a bevont szervezeti egységek oldaláról lehet lépésről lépésre haladni, ezzel mindvégig alacsonyan tartható a bevezetés kockázata.

 

Az adActa rendszer legfontosabb szolgáltatásai

 

Iratkezelés

 

Digitalizálás

Az iratkezelés hatékonysága szempontjából kulcskérdés, hogy a papír iratok lehető legnagyobb része digitálisan tárolódjon és elérhető legyen. Ennek érdekében az adActa rendszer több szinten segíti a papíron lévő iratok lapolvasását:

  • A postabontóban a nagy kapacitású, kötegelt lapolvasó alkalmazással gyorsan feldolgozható a beérkező levélmennyiség.

  • Az egyre jobban elterjedő hálózati scanner berendezések e-mail funkciójával bármelyik felhasználó pillanatok alatt bejuttathatja a megfelelő iktatókönyvbe az irat képét.

  • A nagyobb iratforgalommal dolgozó munkatársak számítógépéhez kapcsolt irodai scanner az adActa iratkezelő lapjairól közvetlenül kezelhető.

A lapolvasás mellett az adActa opcionális karakterfelismerő szolgáltatással is képes segíteni az iratokkal végzett munkát.

Nyilvántartás

Az adActa rendszer – a levéltári törvénynek megfelelve – biztosítja az iratok nyilvántartásba vételét a keletkezés vagy a beérkezés pillanatában. Az alapnyilvántartás az egész szervezet szintjén egységes azonosítási rendszert jelent.

Az alapnyilvántartáson túl a szervezet felépítésének megfelelően kialakított nyilvántartási hierarchia bármelyik szintjén beállítható saját azonosító használata, így egyszerűen megvalósítható többszintű iktatás, vagy sorszámozott ügyintézői dossziérendszer. Az egyes azonosítók felépítése, szerkezete szabadon alakítható.

A nyilvántartás nem csak az elektronikus formában meglévő iratokat kezeli; teljes körű adminisztrációt nyújt a papír példányok kezeléséhez is, sőt az egyes eredeti és másolati példányokat külön-külön tartja nyilván.

Ügyintézés

Az ügyek, témák kezelésében, összefogásában nagy segítséget jelent a számos csoportosítási, láncolási, kategorizálási lehetőség, amely akár automatikusan, akár egyedileg összerendelve jeleníti meg az egy ügyhöz, témához tartozó iratokat.

Az egyes irattípusokhoz, ügytípusokhoz különféle jellemzők rendelhetők, például határidő, vagy külső rendszerkapcsolat (interface), amelyen keresztül az irat adatai átkerülnek egy másik rendszerbe.

Az ügyintézés során keletkező levelek az irodai programokból azonnal átvihetők az adActába, ahol megtörténik az iktatás, átadás vagy expediálás. A hosszabb kifutású ügyek aktái határidős nyilvántartásba helyezhetők, az aktuálissá váló ügyek folyamatosan követhetők.

Átadás/átvétel

Az iratok mozgásának követése az egyik legfontosabb szolgáltatása az adActának. A kifejlesztett átadás/átvételi mechanizmus révén nem csak az követhető, hogy egy elektronikus iratot ki, mikor kapott meg, hanem a papír eredeti és másolati példányok útja is egyaránt nyomon követhető. Ezzel a papír iratok elvesztésének veszélye radikálisan lecsökken (nem beszélve arról, hogy a digitális másolatokból mindig előállítható a szükséges információ).

Feladatkezelés

Az iratok kiszignálása a magyarországi ügyviteli eljárások alapeleme. Lényegében az irathoz kapcsolódó feladatokat határozza meg a vezető. Ennek támogatására, a kiadott feladatok követésére külön gondot fordít az adActa. Nyilvántartja a feladat felelősét, jóváhagyóját, határidejét, és minden mozzanatról e-mailben értesíti, figyelmezteti az érintetteket.

Expediálás

A kimenő levelek adminisztrációja nem kis terhet ró a postázással foglalkozó munkatársakra. Az adActa segítséget ad a postai átadólisták elkészítésében, a díjak számításában, követésében.

Irattározás

A lezárt ügyek aktái irattárba kerülnek, ahol az irattári tételszámnak megfelelő ideig őrződnek. Az adActa segít az irattári adminisztrációban: nyilvántartja a papír iratok fizikai elhelyezését, a kiadott/visszavett iratokat, figyeli a megőrzési időket, segít a selejtezési listák összeállításában.

Speciális nyilvántartások

Az alábbi speciális modulok opcióként vásárolhatók meg az adActa alaprendszer mellett.

Számlanyilvántartás

Az adActa Számla modulja a beérkező szállítói számlák nyilvántartását, digitalizálását végzi a pénzügyi rendszerrel szoros együttműködésben. Az integrációnak köszönhetően a pénzügyi rendszerben megjeleníthető a számlák, illetve a kapcsolódó dokumentumok képe, így elkerülhetővé válik a számlák utaztatása az igazolási, utalványozási lépések során.

Beszerzés támogatása

Az adActa Beszerzés modulja hatékonyan támogatja a szervezetek beszerzési folyamatait az igények rögzítésétől a jóváhagyási lépéseken át a szerződéskötésig, illetve a számlák nyilvántartásáig. A modul kiemelten segíti a közbeszerzési folyamatok lebonyolítását, a beszerzések monitorozását, sőt a keretgazdálkodást is a rugalmas csoportosítási, összegzési funkciókkal.